· Leilah Spaander, L Spaander AB
När något nytt ska få plats – vad kan vi sluta med?
En ny rutin ska införas. Ett projekt ska starta. Ett AI-verktyg ska testas. Ambitionen kan vara både klok och nödvändig. Men innan vi lägger till nästa uppgift behöver vi ställa en fråga: vad ska få mindre utrymme – eller försvinna helt?
Som ledare behöver vi ta ansvar för den prioriteringen. Annars lämnar vi åt varje medarbetare att försöka få ihop gamla åtaganden med nya förväntningar.
Gör utrymme till en del av beslutet
När vi planerar en förändring är det lätt att fokusera på det som ska tillkomma. Vi beskriver målet, fördelar uppgifterna och sätter ett datum. Mitt förslag är att samtidigt bestämma vad vi ska fortsätta med, pausa och sluta med.
Det är också okej att avsluta sådant som inte längre fyller ett syfte. Allt behöver inte läggas åt sidan för att tas upp igen senare.
Det kan vara en rapport som ingen längre använder, ett möte vars syfte har försvunnit eller en dubbel dokumentation som blivit kvar trots att arbetssättet förändrats. Det är exempel att undersöka, inte uppgifter att stryka utan eftertanke.
Använd fyra rubriker i nästa planeringsmöte
Börja med att tillsammans sortera arbetet under fyra rubriker:
- Fortsätta: Vad behöver fungera och finnas kvar?
- Börja: Vad vill vi införa eller ge utrymme att prova?
- Pausa: Vad kan vänta under en bestämd period?
- Sluta: Vad behövs inte längre?
Be dem som gör arbetet att beskriva konsekvenserna. Vem använder resultatet? Finns det beroenden till andra delar av organisationen? Är uppgiften ett krav, eller en vana som ingen har omprövat?
Skillnaden mellan att pausa och att sluta behöver vara tydlig. En paus får ett datum för omprövning. Ett avslut innebär att uppgiften tas bort från planeringen och att berörda får veta vad som gäller.
Ge lärandet en plats i arbetsveckan
Tänk er att ett team ska testa AI för att ta fram mötesunderlag. Försöket kräver tid för att lära sig verktyget, bedöma resultaten och justera arbetssättet.
Då behöver ledaren också ta ställning till vad som kan få lägre prioritet under försöket. Kanske kan ett annat utvecklingsarbete vänta. Kanske går det att förenkla rapporteringen. Kanske finns en arbetsuppgift som kan avslutas helt.
Vilket val som är rimligt beror på verksamheten. Poängen är att utrymmet behöver finnas med i beslutet.
Ta ansvar för det som väljs bort
Att be medarbetarna bidra med förslag är värdefullt. Därefter behöver någon med rätt mandat fatta beslutet och stå bakom det.
Var tydlig med vad som upphör, vem som behöver informeras och hur eventuella följder ska fångas upp. Följ sedan upp om prioriteringen gav det utrymme ni behövde.
Att avsluta en uppgift är inte ett underkännande av dem som har gjort den. Den kan ha varit viktig tidigare och ändå ha spelat ut sin roll.
Vilken uppgift skulle ni kunna pausa – och vilken är det dags att sluta med helt?